การใช้โปรแกรมตารางงาน

วันศุกร์ที่ 28 มกราคม พ.ศ. 2554

14.การซ่อนและแสดงเส้นตาราง

การซ่อนและแสดงเส้นตาราง

เส้นตาราง หรือเส้นกริด (Gridline) เป็นเส้นจาง ๆ สีเทาสำหรับแบ่งเส้นตารางให้ผู้ใช้ทราบว่าแต่ละเซลล์ มีขอบเขตอะไรบ้าง การปรับเส้นตาราง ทำได้โดย

คลิกที่คำสั่งเครื่องมือ > ตัวเลือก > มุมมอง > คลิกที่เช็คบ็อกซ์ เส้นตาราง ให้วข้อตัวเลือกของหน้าต่างเครื่องหมายถูกหายไป > ตกลง

(ถ้าต้องการให้แสดงเส้นตารางเหมือนเดิมให้คลิกที่ตัวเลือก เส้นตารางให้เป็นเครื่องหมายถูก)
เส้นตาราง โดยปกติเวลาพิมพ์บนกระดาษจะไม่มีเส้นตาราง แต่สามารถกำหนดให้พิมพ์ออกมาเป็นเส้นตารางได้

13. การใช้ตารางอัตโนมัติ

การใช้ตารางอัตโนมัติ

คลิกระบายกลุ่มเซลล์ที่ต้องการจะใช้ตารางอัตโนมัติ

คลิกคำสั่ง รูปแบบ (Format)> รูปแบบอัตโนมัติ (Auto Format) จะได้ไดอะล็อกบ็อกซ์
การจัดรูปแบบอัตโนมัติ คลิกเลือกรูปแบบตามต้องการ แล้วคลิก ตกลง (Ok)

การตกแต่งตาราง หรือ การตกแต่งWorksheet ให้ดูสวยงาม เป็นระเบียบและมีความเหมาะสมในการใช้งาน ซึ่งจะต้องมีก ารตกแต่งโดยใช้สี การปรับแต่งตัวอักษร การกำหนดรูปแบบของข้อมูล รวมถึงการใช้ตารางเพื่อให้ข้อมูลดูน่าสนใจ

การกำหนดรูปแบบการแสดงข้อมูล

ข้อมูลที่เราป้อนในตารางสามารถแบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลัก ๆ ได้แก่ตัวเลข วันที่ และข้อความ ซึ่งเราสามารถกำหนดรูปแบบการแสดงข้อมูล ทั้ง 3 ประเภทให้เหมาะสมกับงานของเราได้

กำหนดรูปแบบการแสดงตัวเลขจากแถบเครื่องมือ

รูปแบบการแสดงตัวเลข มีหลายรูปแบบให้เราเลือกใช้ตามความเหมาะสม เช่น เป็นตัวเลขเกี่ยวกับสกุลเงิน ตัวเลขเกี่ยวกับเปอร์เซ็นต์ หรือกำหนดจำนวนทศนิยมของตัวเลข วิธีการกำหนดรูปแบบการแสดงตัวเลขที่มีการใช้งานบ่อย ๆ คือการกำหนดจากแถบเครื่องมือ ดังนี้

กำหนดรูปแบบตัวเลขที่อยู่บนแถบเครื่องมือ

	เพื่อแสดงค่าในเซลล์โดยให้มีเครื่องหมายสกุลเงินนำหน้า
	ถ้าต้องการแปลงค่าในเซลล์ที่เลือกทั้งหมดให้เป็นเปอร์เซ็นต์
	เพื่อให้มีเครื่องหมาย , คั่นตัวเลขที่เลือกทุก ๆ 3 หลักและมีทศนิยม 2 ตำแหน่ง
	เพื่อเพิ่มจำนวนหลักทศนิยม 1 หลัก
	เพื่อลดจำนวนหลักทศนิยม 1 หลัก

กำหนดรูปแบบการแสดงตัวอย่างเจาะจงโดยใช้เมนู รูปแบบเซลล์ (Format Cells)

การปรับและแสดงผลของตัวเลข
1. เลือกเซลล์หรือกลุ่มของเซลล์ที่จะกำหนดรูปแบบของตัวเลข
2. ไปที่คำสั่งรูปแบบ (Format)> เซลล์ (Cell) หรือคลิกขวาเลือกคำสั่ง รูปแบบเซลล์หรือกดปุ่ม Ctrl +1

3. คลิกที่Tab ตัวเลข แล้วเลือกรูปแบบตัวเลข จำนวนหลักทศนิยม และเครื่องหมายคั่นที่หลักพัน

การจัดตำแหน่ง

ข้อความต่าง ๆ ที่จะทำไว้ในเซลล์สามารถจัดตำแหน่งได้ตามความต้องการใช้งาน ทั้งในแนวตั้งแนวนอน จัดวางองศา ด้วยวิธีการดังนี้

การวางตำแหน่งในเซลล์

1. เลือกเซลล์หรือกลุ่มของเซลล์ที่จะกำหนดรูปแบบของตัวเลข
2. ไปที่คำสั่งรูปแบบ (Format) > เซลล์ (Cell) หรือคลิกขวาเลือกคำสั่ง รูปแบบเซลล์
3. คลิกที่การจัดวาง (Alignment)

ในช่องแนวนอน (Horizontal) ใช้วางตำแหน่งข้อมูลด้านแนวนอนว่าจะให้ชิดด้านใดมีทางเลือกดังต่อไปนี้

- ทั่วไป (General) ตัวเลขหรือวันที่ชิดขวา ตัวหนังสือชิดซ้าย และค่าตรรกะจะอยู่กึ่งกลาง

- ซ้าย(ย่อหน้า) วางเนื้อหาไว้ชิดขอบซ้ายของเซลล์ ถ้าเลือกอันนี้สามารถกำหนดระยะของย่อหน้าได้จากช่องย่อหน้า (Indent) ที่ด้านขวา

- จัดกลาง (Center) วางเนื้อหาไว้ตรงกลางเซลล์

- ขวา (Right) วางเนื้อหาชิดขวาเซลล์

- เติม (Fill) ให้ทำการซ้ำเนื้อหาที่มีอยู่ให้เต็มความกว้างของเซลล์

- จัดแนว (Justify) ให้ตัดคำของข้อความที่ยาวกว่าความกว้างของเซลล์ให้ขึ้นบรรทัดใหม่ทำให้ในเซลล์มีหลายบรรทัดโดยให้จัดตัวอักษรเสมอหลัง

- กึ่งกลางข้ามส่วนที่เลือก (Center Across Selection) วางข้อมูลในเซลล์หนึ่งให้กึ่งกลางของหลายเซลล์

ส่วนในช่องแนวตั้ง (Vertical) ใช้วางตำแหน่งข้อมูลด้านแนวตั้งโดย

- บน (Top) วางข้อมูลในเซลล์ชิดขอบบน

- จัดกลาง (Center) วางข้อมูลในเซลล์ตรงกลาง

- ล่าง (Bottom) วางข้อมูลในเซลล์ชิดขอบล่าง

- จัดแนว (Justify) ให้ขยายระยะห่างระหว่างบรรทัดเพื่อให้ชิดขอบบนและล่างของเซลล์ในกรณีที่มีหลายบรรทัด

ในส่วนของการวางแนว (Orientation) จะยอมให้เลือกทิศทางของการวางข้อความว่าจะให้เอียงทำมุมเท่าใด

ในกรอบตัวควบคุมข้อความ(Text Control) ที่อยู่ด้านล่างจะมีเช็คบ็อกซ์อยู่ 3 อัน ซึ่งมีดังต่อไปนี้
            -  ตัดข้อความ (WrapText) ให้ตัดข้อความเป็นหลายบรรทัดในหนึ่งเซลล์ จำนวนของบรรทัดที่ถูกตัดขึ้นอยู่กับความกว้างของสดมภ์และความยาวของเซลล์
            -  จัดให้พอดี (Shrink to fit) ลดขนาดของแบบอักษรที่ปรากฏเพื่อแสดงเนื้อหาทั้งหมดให้พอดีกับความกว้างของเซลล์โดยมันลดขนาดอักษรให้เล็กพอที่จะแสดง
            -  ผสานเซลล์ (Merge Cell) ให้รวมเซลล์ที่ถูกเลือกเอาไว้เหมือนกันเป็นเซลล์เพียงเซลล์เดียว

11. การจัดวางข้อความ

การจัดวางข้อความ

การจัดวางข้อความในเซลล์โดยทั่วไปมี 4 แบบคือ

       1. การจัดชิดซ้ายของเซลล์ (ใช้กับข้อความตัวอักษร)
       2. การจัดกึ่งกลางของเซลล์
       3. การจัดขวาของเซลล์
       4. การผสานและจัดกึ่งกลางของเซลล์

การจัดตำแหน่งข้อความ

วิธีการจัดวางทำโดยคลิกเลือกเซลล์ข้อความที่ต้องการจัดรูปแบบแล้วคลิกเลือกปุ่มที่เครื่องมือทูลบาร์

บางครั้งที่เราจำเป็นต้องตัด แต่ง คำหรือประโยคในช่องเซลล์ ให้ไปขึ้นบรรทัดใหม่มีวิธีการดังนี้

1. ปุ่ม F2 (หรือ ดับเบิ้ลคลิ๊ก) ในเซลล์เป้าหมายที่มีประโยคต้องการตัดอยู่....แล้วเลื่อนเคอร์เซอร์ไปตำแหน่งที่ต้องการตัด

2. กดปุ่ม Alt ค้างไว้ แล้วกดปุ่ม Enter

คลิกที่คำสั่ง รูปแบบ (Format) > เซลล์ (Cell) > คลิดที่จัดตำแหน่ง > คลิกเครื่องหมายถูกหน้าตัดข้อความ

10. การคัดลอกและการย้ายข้อมูล

การคัดลอกและการย้ายข้อมูล

โปรแกรม Microsoft Excel 2003 มีการป้อนข้อมูลลงในเซลล์ การคัดลอกและการย้ายข้อมูลจึงทำได้ง่ายและยืดหยุ่น สามารถทำได้ทั้งแผ่นงาน เฉพาะแถวหรือคอลัมน์ หรือเฉพาะเซลล์และมีวิธีการทำได้หลายวิธี

การทำสำเนาหรือการคัดลอก (Copy)

การทำสำเนาหรือการคัดลอก (Copy) หมายถึง การทำให้ข้อมูลที่มีอยู่ในเซลล์นั้น หรือในพื้นที่หนึ่งไปเกิดขึ้นในเซลล์หรือในพื้นที่อื่น ๆ โดยที่ข้อมูลเดิมยังคงอยู่

ขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลการคัดลอก (Copy)
1. กำหนดพื้นที่ทำงาน

2. คลิกที่คำสั่ง แก้ไข (EDIT) > คัดลอก (COPY) หรือคลิกที่สัญรูป

เมื่อทำการคัดลอกจะปรากฏเส้นประ (Marky) ล้อมรอบเซลล์ที่ถูกเลือก

3. คลิกที่พื้นที่ที่จะวางข้อมูล

4. คลิกที่คำสั่ง แก้ไข(EDIT) > วาง (PASTE) หรือคลิกที่สัญรูป

การคัดลอกเซลล์โดยการใช้ปุ่ม Ctrl + C

วิธีนี้เป็นการคัดลอกข้อมูล มีวิธีการดังนี้

1. เลือกเซลล์ที่ต้องการคัดลอก

2. กดปุ่ม Ctrl กับปุ่ม C พร้อมกันปรากฏ

3. คลิกที่เซลล์ที่ต้องการวาง กดปุ่ม Ctrl กับ ปุ่ม V พร้อมกัน

การคัดลอกเซลล์โดยการใช้ปุ่ม Ctrl

เป็นการาคัดลอกช่วงของแผ่นงาน ซึ่งรวมถึงค่าตัวเลขและสูตรที่อยู่ในเซลล์นั้น

1. เลือกเซลล์ที่ต้องการจะคัดลอก

2. นำเมาส์ไปชี้ที่ขอบของเซลล์ที่เลือกไว้ ซึ่งต้องให้เมาส์เป็นรูปลูกศร

3. ลากมาไว้ในเซลล์ที่ต้องการวาง โดยในขณะที่ลากเมาส์นั้นต้องกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ด้วย

การคัดลอกข้อมูลโดยใช้ AutoFill

ข้อมูลที่มักใช้บ่อย ๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อความหรือตัวเลข มีลักษณะเป็นข้อมูลที่ต้องเรียงลำดับ เช่นชุดลำดับเลขคณิตที่มีการเพิ่มหรือลดด้วยอัตราที่เท่ากัน ข้อมูลที่มีรูปแบบที่แน่นอน เช่น เดือนต่าง ๆ ของปี วันต่าง ๆ ของสัปดาห์ โปรแกรม Excel จะเอื้ออำนวยความสะดวกในการป้อนข้อมูลลงในตารางเป็นข้อมูลที่ซ้ำ ๆ กัน และอยู่ติดกันเราสามารถคัดลอกข้อมูลอย่างรวดเร็วโดยวิธีการ AutoFill ได้

1. คลิกเมาส์เลือกเซลล์และเลื่อนเมาส์ไปที่มุมขวาล่างของเซลล์เป็นเครื่องหมาย + เล็ก ๆ

2. คลิกเมาส์ค้างไว้พร้อมกับ ลากเมาส์ (Drag mouse)

3. ปล่อยเมาส์ข้อมูลถูกคัดลอกมา

การคัดลอกเซลล์โดยการลากที่ จุดจับเติม (Fill handle)

วิธีนี้เป็นการคัดลอกข้อมูล และสูตรต่าง ๆ มีวิธีการดังนี้

4. เลือกเซลล์ที่ต้องการคัดลอก

5. นำเมาส์ไปชี้ที่มุมขวาล่างของเซลล์ที่เลือกไว้ หรือเรียกว่า จุดจับเติม (Fill Handle) ซึ่งต้องให้เมาส์เปลี่ยนเป็นรูปกากบาทสีดำ (+) แล้วให้ลากเมาส์ลงมา

หมายเหตุ ถ้าต้องการสำเนาข้อมูลในเซลล์หนึ่งไปเซลล์หนึ่งไปยังหลาย ๆ เซลล์ โดยที่พื้นที่รับข้อมูลอยู่ติดกับพื้นที่ต้นแบบสามารถทำโดยการป้อนข้อมูลอัตโนมัติ

การทำย้ายข้อมูล

การทำย้ายข้อมูล หมายถึงการย้ายข้อมูลในเซลล์หนึ่งไปยังอีกเซลล์หรือพื้นที่ใหม่ การย้ายต่างจากการสำเนา คือ การทำสำเนาจะทำให้มีข้อมูลหรือสูตรเพิ่มขึ้นจากเดิม ส่วนการย้ายจะไม่ทำให้ข้อมูลเพิ่มขึ้นเพียงแต่เป็นการย้ายข้อมูลจากบริเวณเดิมไปสู่บริเวณใหม่

ขั้นตอนการย้ายข้อมูล
1. กำหนดพื้นที่ทำงาน
2. คลิกที่คำสั่ง แก้ไข (EDIT) > ตัด (CUT) หรือคลิกที่สัญรูป

หรือ ใช้ปุ่ม Ctrl +X

3. คลิกที่พื้นที่ที่จะวางข้อมูล
4. คลิกที่คำสั่ง แก้ไข (EDIT) > วาง (PASTE) หรือใช้ปุ่ม Ctrl +V

รูปภาพแสดงการคลิกพื้นที่ที่ต้องการ

รูปภาพแสดงการคลิกที่คำสั่ง แก้ไข > ตัด

รูปภาพแสดงการคลิกพื้นที่ที่ต้องการวาง

9. การแทรกเชลล์ คอลัมน์ แถว

การแทรกเชลล์ คอลัมน์ แถว / ลบเชลล์ คอลัมน์ แถว และแผ่นงาน การตรึงแนว

การแทรกเซลล์ คอลัมน์ แถว และแผ่นงาน

1. การแทรกเซลล์

การแทรกเซลล์ จะเป็นการเพิ่มเซลล์ใหม่เข้ามาแทนตำแหน่งของเซลล์ในตำแหน่งที่ เคอร์เซอร์อยู่เพื่อทำการแทรก โดยเซลล์ที่เคอร์เซอร์อยู่จะขยับไปทางด้านล่างหรือทางขวาของเซลล์ใหม่ที่แทรกเข้ามา

1.1 คลิกเลือกเซลล์ที่ต้องการแทรกจะปรากฏแถบเส้นกรอบล้อมรอบเซลล์

1.2 นำเมาส์คลิกเลือกคำสั่งแทรกจะปรากฏแถบเมนูย่อย