8. การจัดรูปแบบแถวและคอลัมน์

การจัดรูปแบบแถวและคอลัมน์

การเปลี่ยนแปลงความกว้างของคอลัมน์

เลือกคอลัมน์ที่ต้องการเปลี่ยนแปลงความกว้าง แล้วทำตามขั้นตอนดังรูป

วิธีลัด ใช้เมาส์ลากที่ขอบด้านขวาของชื่อคอลัมน์ออกไปจนได้ขนาดที่ต้องการ การเปลี่ยนแปลงความสูงของคอลัมน 

เลือกคอลัมน์ที่ต้องการเปลี่ยนแปลงความสูงแล้วทำตามขั้นตอนดังรูป

วิธีลัด ใช้เมาส์ลากที่ขอบด้านล่างของชื่อแถวออกไปจนได้ขนาดที่ต้องการ

บางครั้งที่เราเจอปัญหา ช่องเซลล์ เล็กไปจนมองไม่เห็นตัวเลข หรือใหญ่ไปเปลืองพื้นที่

   มีขั้นตอนดังนี้

1. เลือกเซลล์ทั้งหมด ที่มุมซ้ายบนสุด

2. พอทุกเซลล์ เป็นแถบสีหมดแล้ว

3. ก็เลื่อน พอยเตอร์ ไปตรงเส้นระหว่าง ช่องเซลล์

4. ดับเบิ้ลคลิ๊ก แล้วจะได้ช่องเซลล์ที่จัดได้พอดีกับข้อความ

7. การป้อนข้อมูลอัตโนมัติ

การป้อนข้อมูลอัตโนมัติ (Auto Fill)

      ข้อมูลที่มักใช้บ่อย ๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อความหรือตัวเลข มีลักษณะเป็นข้อมูลที่ต้องเรียงลำดับเช่นชุดลำดับเลขคณิตที่มีการเพิ่มหรือลดด้วยอัตราเท่ากันข้อมุลที่มีรุปแบบที่แน่นอน เช่น เดือนต่าง ๆ ของปี วันต่าง ๆ ของสัปดาห์โปรแกรม Excel จะเื้อื้ออำนวยความสะดวกในการป้อนข้อมูล

ขั้นตอนการป้อนข้อมูลอัตโนมัติ

1. คลิกที่เซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูล

2. ป้อนข้อมูลคำว่า มกราคม

3. เลื่อนตัวชี้เมาส์ (Mouse Pointer) ไปยังมุมขวาล่าง ของเซลล์นั้น จะปรากฎเครื่องหมายบวกเล็ก ๆ สีดำเรียกว่า Fill Handle

4. ลากเมาส์ไปยังเซลล์ปลายทางแล้วปล่อย

สามารถใช้ได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ตามภาพตัวอย่าง

     

  

ถ้า เป็นตัวเลข เช่นพิมพ์เลข 1 ในเซลล์ A1 เลข 2 ในเซลล์ A2 ต้องการป้อนอัตโนมัติให้ถึง15ทำได้โดยพิมพ์เลข1และ 2 ก่อนคลุมพื้นที่ A1 และ A2 เลื่อนเมาส์ไปที่มุมขวาล่างของ A2 แล้วลากไปเซลล์ที่ต้องการสามารถทำได้

ทั้งแนวตั้งและแนวนอน ตามตัวอย่าง

6. การป้อนข้อมูล

การป้อนข้อมูล

เริ่มการป้อนข้อมูลในเซลล์

                เมื่อเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Excel เริ่มป้อนข้อมูลในเซลล์ โดยการเลือกเซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูล พิมพ์ข้อความลงไปในเซลล์ จะปรากฏในเซลล์ทำงานและในแถบสูตรจะถือว่าสมบูรณ์ ข้อมูลอยู่ในเซลล์นั้นก็ต่อเมื่อมีการยืนยันโดยการกดแป้น Enter หรือคลิกที่เครื่องหมาย ถูก บนแถบสูตรหรือเลื่อนตัวชี้เซลล์ไปเซลล์อื่น  เมื่อต้องการยกเลิกการป้อนข้อมูลให้กด ปุ่ม <ESC>

ขั้นตอนการป้อนข้อมูลลงในเซลล์
               1.  เลือกเซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูลโดยการคลิกเมาส์เซลล์เป็น Active Cell

2. พิมพ์ข้อความในเซลล์

3.  กดแป้น  Enter

  หรือคลิกที่ เครื่องหมายถูกในแถบสูตร

เมื่อยืนยันข้อมูลให้สังเกตตัวชี้เซลล์เมื่อกด Enter กับคลิกที่เครื่องหมายถูกจะอยู่ที่เซลล์ต่างกันเมื่อกด Enter ตัวชี้เซลล์จะเลื่อนลงมา 1 บรรทัด ถ้าคลิกที่เครื่องหมายถูกจะอยู่ที่เซลล์เดิม

การป้อนข้อมูลหลายบรรทัดในเซลล์เดียวกัน

คลิกเซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูล พิมพ์ข้อมูลเมื่อต้องการขึ้นบรรทัดใหม่ให้กดปุ่ม ALT +  ENTER จะพบว่าว่าเคอร์เซอร์จะขึ้นบรรทัดของเซลล์เดิม

5. ชนิดของข้อมูล

ชนิดของข้อมูล

ชนิดของข้อมูลที่ต้องการใส่ในเซลล์ของโปรแกรม Microsoft Excel

1.  ข้อมูลประเภทข้อความ (Text) หมายถึง ข้อมูลที่ไม่นำมาคำนวณ อาจเป็นตัวอักษร  ตัวเลข เครื่องหมาย การใส่ข้อมูลที่มีความยาวมากกว่าความกว้างของเซลล์ข้อความนั้นจะถูกแสดงต่อไปในเซลล์ที่อยู่ทางขวามือ ตราบใดที่เซลล์ทางขวามือนั้นยังไม่มีข้อมูล ข้อมูลชนิดนี้จะถูกจัดให้อยู่ชิดซ้ายของเซลล์เสมอ

2.  ข้อมูลประเภทตัวเลข (Numeric) ข้อมูลที่นำมาคำนวณได้ ข้อมูลจะอยู่ชิดขวา  และไม่สามารถแสดงผลเกินความกว้างของเซลล์ได้ ถ้าความกว้างของเซลล์ไม่พอจะปรากฏเครื่องหมาย####### การแก้ไขโดยขยายความกว้างของเซลล์ออกไป

3.  ข้อมูลประเภทวันที่ (Date) หมายถึงข้อมูลที่ประกอบด้วยวันที่และเดือน เดือนและปี หรือวันที่ เดือนและปี โดยเดือนสามารถกำหนดได้ทั้งแบบตัวเลข หรือตัวอักษร ข้อมูลชนิดนี้นำไปคำนวณได้

 4.  ข้อมูลประเภทเวลา (Time) หมายถึงข้อมูลที่ประกอบด้วยชั่วโมงและนาที โดยมีเครื่องหมาย: ข้อมูลชนิดนี้สามารถนำไปคำนวณได้

5.    ข้อมูลประเภทสูตร (Formular) ข้อมูลประเภทนี้คือสมการคณิตศาสตร์ จะต้องใช้เครื่องหมายเท่ากับ (=) นำหน้า

4. การเลือกช่วงของเซลล์

การเลือกช่วงของเซลล์

์

เมื่อเข้าโปรแกรมได้แล้ว ทีนี้มารู้จักวิธีการกำหนดช่วงของข้อมูลต่างๆกันดีกว่าคะ 

                ก่อนทำการป้อนข้อมูล เราต้องทำการเลือกเซลล์ที่ต้องการ ซึ่งจะใช้การเลือกเซลล์โดยใช้เมาส์ หรือ คีย์บอร์ด นอกจากนี้ยังสามารถเลือกเซลล์ใช้คำสั่ง ไปที่ (Goto)  และการระบุชื่อเซลล์ที่กรอบชื่อเซลล์ได้

การเลื่อนตัวชี้เซลล์ (Active Cell)

3. โครงสร้างของ Microsoft Excel

โครงสร้างของ Microsoft Excel

เมื่อเข้าสู่การทำงานของ โปรแกรม Microsoft Excel  จะปรากฏหน้าตาของโปรแกรมซึ่งประกอบด้วยโครงสร้างต่าง ๆ  ดังรูป

ปกติการเรียกใช้งาน โปรแกรม Microsoft Excel  เปิดแฟ้มคือสมุดงานขึ้นมาซึ่งสมุดงานจะประกอบด้วยแผ่นงาน หลาย ๆ แผ่นรวมกัน ซึ่งในไฟล์ของสมุดงานแต่ละไฟล์จะมีแผ่นงานได้สูงสุด 255แผ่นโดยการแทรกแผ่นงาน การแทรกแผ่นงาน คลิกที่คำสั่ง แทรก

โครงสร้างของแผ่นงาน (WorkSheet)  จะมีลักษณะเป็นตารางขนาดใหญ่ โ(Insert) > แผ่นงาน (Worksheet) หรือคลิกที่ชื่อแผ่นงาน (worksheet) แล้วคลิกขวา > คลิกแทรกดยมีการแบ่งพื้นที่ทางแนวนอนออกเป็นส่วน ๆ เรียกว่า แถว (Row) จะใช้ตัวเลขเป็นตัวระบุตำแหน่งของแถว เริ่มต้นที่ 1 และสิ้นสุดที่65,536 (ถ้าเป็นExcel 97 จะได้16,384) และแบ่งพื้นที่ทางแนวตั้งออกเป็นส่วน ๆ เรียกว่า สดมภ์ (Column)จะมีทั้งหมด 256 สดมภ์ โดยจะใช้ตัวอักษรภาษาอังกฤษเป็นตัวระบุตำแหน่งเริ่มจาก A - IV สดมภ์และแถวมาตัดกันเป็นช่องเล็ก ๆ เรียกว่า เซลล์ (Cell) ซึ่งมีจำนวนเซลล์เท่ากับจำนวนแถวคูณด้วยจำนวนสดมภ์ และมีชื่อเรียกตามชื่อสดมภ์หรือคอลัมน์ตามด้วยชื่อแถว เช่น A1 หมายถึงอยู่ที่สดมภ์หรือคอลัมน์ A แถวที่ 1

2. คุณสมบัติที่สำคัญของ Microsoft Excel

คุณสมบัติที่สำคัญของ Microsoft Excel

1.  ความสามารถด้านการคำนวณ โปรแกรม Microsoft  Excel สามารถป้อนสูตรการคำนวณทางคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เป็นต้น

2.  ความสามารถด้านใช้ฟังก์ชัน  เช่นฟังก์ชันเกี่ยวกับตัวอักษร ตัวเลข วันที่ ฟังก์ชันเกี่ยวกับการเงิน หรือเกี่ยวกับการตัดสินใจ

3.  ความสามารถในการสร้างกราฟ โปรแกรม Microsoft Excel สามารถนำข้อมูลที่ป้อนลงในตารางมาสร้างเป็นกราฟได้ทันที

4.  ความสามารถในการตกแต่งตารางข้อมูล โปรแกรม Microsoft   Excel สามารถตกแต่งตารางข้อมูลหรือกราฟ ข้อมูลด้วยภาพ สี และรูปแบบตัวอักษรต่าง ๆ เพื่อให้เกิดความสวยงามและทำให้แยกแยะข้อมูลได้ง่ายขึ้น

5.  ความสามารถในการเรียงลำดับข้อมูล โปรแกรม  Microsoft  Excel สามารถคัดเลือกเฉพาะข้อมูลที่ต้องการมาวิเคราะห์ได้

6.  ความสามารถในการพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์ โปรแกรม Microsoft   Excel สามารถพิมพ์งานทั้งข้อมูลและรูปภาพหรือกราฟออกทางเครื่องพิมพ์ได้ทันที ซึ่งทำให้ง่ายต่อการสร้างรายงาน

7.  ความสามารถในการแปลงข้อมูลในตารางให้เป็นเว็บเพจ เพื่อนำไปแสดงในโฮมเพจ